Bilimkurgu Kulübü Bu Sitede Gelecek Var!
İşletmeler sürekli süreçlerini kolaylaştıracak, güvenliği pekiştirecek ve verimliliği artıracak yollar ararlar. Belgeleri ele alma şeklinde çığır açan teknolojilerden biri elektronik imzalardır. Genelde e-imza diye bilinirler. Size özeldirler ve belgenin gerçekliğini doğrularlar.
Bu yazıda PDF’lere nasıl e-imza ekleyeceğinizi ve PDF’leri imzalarken e-imza kullanmanın avantajlarını bulabilirsiniz. Ama e-imza başlıklarına geçmeden önce, çeşitli işletim sistemlerinde yazıyı PDF yapma yöntemlerine göz atacağız.
Online araçları kullanarak TXT PDF çevirme
TXT ve DOC gibi metin belgesi formatlarını çevirmenin en kolay yöntemi, PDF Guru gibi bir platformun online PDF’e dönüştürme araçlarını kullanmaktır. Bu araçları zamandan, mekandan, cihazdan ve işletim sisteminden bağımsız olarak kullanabilirsiniz.
TXT PDF dönüştürücü araçta şu adımları izlemeniz yeterlidir:
- TXT belgenizi pencereye sürükleyip bırakın veya cihazınızdan yükleyin.
- Belgeniz PDF’e dönüştürülene kadar birkaç saniye bekleyin.
- Oluşturulan dosyayı cihazınıza indirebilir veya hesabınızda kayıtlı olarak bulabilirsiniz.
PDF Guru’nun e-imza aracını kullanarak belgeleriniz anında imzalamanız da mümkün.
Windows’ta metin belgesini PDF yapma
Windows’ta bir TXT belgesini PDF’e dönüştürmenin birkaç yolu vardır. Bunlardan en yaygın ve pratik olanı Yazdır işlevini kullanmaktır:
- Varsayılan metin editörü Notepad’i çalıştırın ve üstteki Dosya menüsünden belgeyi bulun (veya belgeyi Notepad’le birlikte açın).
- Yine üstteki Dosya menüsünden Yazdır’a tıklayın. Bir pencere açılacak.
- Açılan pencerede Microsoft Yazdır’dan PDF’e seçeneğine tıklayın.
- Yazdır butonuna tıklayın.
- Belgenizin ismini yazın.
- Kaydet butonuna tıklayın.
Microsoft Word ile de benzer bir yol izlemeniz mümkün.
Mac’te yazıyı PDF’e çevirme
MacOS cihazlarda TXT’yi PDF’e çevirmek için varsayılan metin editörü olan TextEdit’i kullanabilirsiniz:
- PDF olarak kaydetmek istediğiniz belgeyi TextEdit ile açın.
- Dosya menüsünden Yazdır seçeneğine tıklayın.
- Açılan pencerede PDF menüsünden PDF Olarak Kaydet’i seçin.
- PDF belgeniz için bir isim ve konum seçin.
- Parola koruması eklemek isterseniz Güvenlik Seçenekleri’ne tıklayabilirsiniz.
Mobil cihazlarda metni PDF yapma için de en pratik seçenek yine online araçları kullanmak olacaktır.
E-imza nedir?
E-imza, kişinin el yazısı imzasının dijital versiyonudur. İmzalayan kişinin bir belgeye eklediği yasal olarak bağlayıcı ve uygulanabilir onaydır. Aranan şartlar karşılandığında geleneksel bir ıslak imza kadar geçerlidir. Örneğin bir girişim şirketinin e-posta pazarlama projelerinde yer alıyorsanız iletişiminiz daha profesyonel görünebilir.
E-imzalar dünyada iş yeri ortamında geniş ölçüde kullanım alanı bulmaktadır. ABD Hükümeti ve Avrupa Birliği tarafından, ESIGN Yasası ve Avrupa Birliği Müşterek Hukuku gibi bazı yasalar yürürlüğe sokulmuştur. ABD’de eyaletler elektronik imzalara kağıt imzalar gibi davranılmasına izin veren UETA’yı (Genel Elektronik İşlem Yasası) onaylamıştır.
E-imzalar yapay zeka işletmelerde trend haline geldiğinde de zirvedeki pozisyonunu kaybetmemiştir. İmzalama sürecini imzalayan kişiyle doğrulayarak güvence altına alabilir, AI trendlerinin ilerleyişinde imzalama süreçlerine harcanan zamanı ve eforu azaltabilir.
Birçok e-imza çözümü büyük şirketlerin günde sayısız işlemi halledecek şekilde tasarlanmıştır. Küçük ya da orta ölçekli bir şirketseniz bu şekilde bütçenizi aşmaktan da kaçınabilirsiniz. Dijital bir ajansla çalışıyorsanız ve işletme ortaklarınız varsa pürüzsüz bir evrak deneyimi mümkün.
Bazı hizmet sağlayıcıları uygulaması ve kullanması zor olabilir. Hastaneler, oteller veya devlet kurumları gibi yerlerde e-imza çözümlerinden yararlanmak için daha sağlam ekipmanlar, satış noktası uç birimleri veya mobil cihazlar gibi özel uygulamalara gerek duyulabilir. Günlük işler söz konusu olduğunda e-imzalar oldukça basittir.
İş akışlarınızda e-imza kullanmanın avantajları şunlardır:
1. E-imza hizmetleri ekibinizin mobil işyerlerinde daha da başarılı olmalarına yardım eder
Artan sayıdaki mobil iş yerlerinde, ofis içinde ve dışında verimliliği optimize etmeye yardımcı yapay zeka destekli işletme araçlarını benimseyen ekip bunun karşılığını fazlasıyla almaktadır. E-imza hizmetleri, imzalar için bulut depolama kullandıklarından dolayı üst düzey esneklik sunar.
Geleneksel PDF okuyucular, imzaları dijital dokümanlar için lokal olarak tutar. Ancak, uygulamayı yeniden indirdiğinizde veya farklı bir cihaza geçtiğinizde imzanın yeni versiyonlarını oluşturmanız gerekir. PDF Guru’da hesabınıza giriş yaptığınızda imzanıza istediğiniz yerde istediğiniz zaman erişebilirsiniz. Üstelik üst düzey güvenlikten de yararlanmış olursunuz.
2. Sürecin daima ileriye gitmesini sağlayan bir iş akışı tasarlar
Hem e-imzalar ve PDF okuyucular belge iş akışı dahilinde kendi kendine imzalamayı destekler. Ancak, imza sürecini sadece kendiniz için değil başkasından imza istediğinizde de optimize eden mobil imzalamayı dahil ettiğinizde farklı iyice anlarsınız.
Ortak çalışmaya olanak tanıyan PDF okuyucular sayesinde aynı dosya üstünde çalışabilir; onları istediğiniz kişiler için değişiklik yapmaya açabilir ve gerekiyorsa bu kişilerden gerekli yerlere e-imzalarını eklemelerini isteyebilirsiniz.
3. Ekibinizin ve müşterilerinizin hoşuna gidecek ekstra bir güvenlik katmanı sağlar
PDF okuyucuların birçoğu güvenli giriş için parola koruması eklemenize izin verir. Parolayı paylaştığınız kullanıcılar belgeye giriş yapma yetkisine sahip olur. Ancak, birçoğunda e-imza için kimlik doğrulama bulunmaz. E-posta veya SMS yoluyla kimlik doğrulama gerektiren online imza hizmetleri belgelere güvenli bir erişimi garanti eder.
4. Dijital izin güvenli olarak sürdürülmesine olanak tanır
Tüm imza süreci ve doküman durumu boyunca kapsamlı denetleme izleri oluşturma becerisi iş akışı için sadece önemli değil aynı zamanda zorunludur. Böylece belgeler sahtekarlığa karşı korunur ve belgeye kimin ne zaman sahip olduğu kanıtlanabilir.
Ancak, taranmış bir belgenin kat ettiği yolu kanıtlamak oldukça zor olabilir. Bunun için onun eklendiği e-posta zincirlerini ve dahil olan kişilerin yazışmalarını takip etmeniz gerekir. Daha hızlı bir süreç akışı için irtibatlarınızdan emin olmanız ve e-posta listenizi sık sık temizlemeniz iyi olacaktır.
Sonuç
İmzalamanız gereken fazla belgenin olmadığı bir işletmedeyseniz veya NDA’ler, sözleşmeler gibi hassas belgelerle pek uğraşmıyorsanız düzenleme işlevi olan bir PDF okuyucu yeterli bir seçenek olabilir. Tatmin edici bir iş akışı yaratmak için süreçlerinize e-imzaları katmaya başlayabilirsiniz. Her cihazda ve işletim sisteminde çalışabilen online PDF platformları sayesinde nerede olursanız olun belgeniz üzerinde çalışmanız mümkün.
